PERSÓNUVERNDARSTEFNA HREINSITÆKNI OG HRT ÞJÓNUSTU
Hreinsitækni ehf., kt. 621293-2069 og HRT þjónusta ehf., kt. 490419-1280, Stórhöfða 37, 110 Reykjavík, hafa einsett sér að tryggja í hvívetna áreiðanleika, trúnað og öryggi þeirra persónuupplýsinga sem félögin vinna með.
Persónuverndarstefna þessi gildir um þá vinnslu sem félögin hafa með höndum um þá einstaklinga sem leita til félagsins, svo sem senda fyrirspurnir eða erindi, og einstaklinga sem sækja um störf hjá félaginu. Auk þess gildir hún um vinnslu sem félagið hefur með höndum um tengiliði birgja og annarra samningsaðila.
Í persónuverndarstefnu þessari er vísað sameiginlega til þessara einstaklinga sem „þín“ og félaganna sem „félagsins“ eða okkar“.
Öll vinnsla félagsins á persónuupplýsingum fer fram á grundvelli laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga („persónuverndarlög“).
Hvort félag kemur fram sem svokallaður sjálfstæður ábyrgðaraðili í skilningi persónuverndarlaga, nema annað sé tekið fram í stefnu þessari. Það félag sem þú átt í samskiptum við ber ábyrgð á vinnslu persónuupplýsinga sem unnar eru um þig.
1 Persónuupplýsingar sem félagið vinnur
Vinnsla og söfnun félagsins á persónuupplýsingum þínum fer eftir eðli sambands þíns við félagið.
1.1 Fyrirspurnir sendar félaginu
Þegar félaginu berst fyrirspurn með tölvupósti eða í gegnum samskiptaform á vefsvæðinu þess eru skráðar upplýsingar til að unnt sé að svara fyrirspurninni og hafa samband við viðkomandi. Félagið skráir niður:
- nafn, kennitölu, heimilisfang, síma, netfang o.fl.;
- efni fyrirspurnar; og
- samskipti félagsins og viðkomandi
Vinnsla persónuupplýsinga hjá félaginu vegna afgreiðslu fyrirspurna fer fram í þeim tilgangi að geta lagt mat á erindi eða beiðni, gefið tilboð i verk eða með öðrum hætti svarað fyrirspurn. Vinnslan byggir á lögmætum hagsmunum félagsins, og eftir atvikum beiðni um að gera samning.
1.2 Viðskiptavinir
Félaginu er nauðsynlegt að vinna með eftirfarandi persónuupplýsingar til þess að geta veitt einstaklingum sem þess óska þjónustu félagsins:
- nafn, kennitölu, heimilisfang, síma, netfang o.fl.;
- eðli þjónustu; og
- afrit af reikningi
Vinnslan er félaginu nauðsynleg til að efna samning.
Í þeim tilvikum sem viðskiptavinir félagsins eru fyrirtæki og/eða stofnanir þá er félaginu nauðsynlegt að vera í samskiptum við fyrirsvarsmenn og/eða annað starfsfólk viðskiptavina. Slík vinnsla byggir á lögmætum hagsmunum og er unnið með upplýsingar um nafn, síma, netfang, stöðu sem og afrit af samskiptum.
1.3 Kaup félagsins á vöru og þjónustu, samskipti við birgja
Í tengslum við samskipti félagsins við birgja og aðra samstarfsaðila vinnur félagið með samskipta- og tengiliðaupplýsingar forsvarsmanna slíkra aðila, þ.e.:
- nafn, kennitölu, heimilisfang, síma, netfang o.fl. og
- samskipti vegna viðskipta.
Vinnsla þessi er nauðsynleg svo félagið geti uppfyllt réttindi sín og skyldur á grundvelli samninga við birgja og samstarfsaðila.
1.4 Umsækjendur um störf hjá félaginu
Þegar umsækjandi sækir um störf hjá félaginu þarf það ákveðnar upplýsingar og gögn til að geta átt í samskiptum við viðkomandi og lagt mat á umsókn þeirra og hæfni.
Í þeim tilgangi er unnið með upplýsingar eins og:
- nafn, kennitölu, heimilisfang, síma, netfang o.fl.;
- ferilskrá;
- prófskírteini;
- kynningarbréf;
- meðmæli eða umsagnir;
- niðurstöður úr atvinnuviðtali; og
- mat á hæfni.
Upplýsinga kann að vera aflað frá umsagnaraðilum eða meðmælendum um þá umsækjendur sem koma til greina í störf hjá félaginu.
Félagið vinnur með persónuupplýsingar umsækjenda til þess að geta gert ráðningarsamning við viðkomandi ef til þess kemur. Vinnslan byggir þannig á samningi, eða beiðni um að gera samning.
Almennt berast persónuupplýsingar og umsóknargögn frá umsækjendum sjálfum. Félagið kann að fá sér til aðstoðar og ráðgjafar utanaðkomandi aðila í ráðningarferlinu sem geta tekið á móti umsóknum eða umsóknargögnum vegna tiltekinna mála. Þá kann upplýsinga að vera safnað með því að leggja fyrir umsækjendur spurningar eða verkefni eða frá umsagnaraðilum og meðmælendum.
2 Miðlun til þriðju aðila
Félagið kann að veita þriðju aðilum sem veita félaginu upplýsingatækniþjónustu og/eða aðra þjónustu sem tengist vinnslu og er hluti af rekstri félagsins aðgang að persónuupplýsingum þeim sem unnið er með, s.s. hýsingaraðila og/eða þeirra sem sinna tæknilegri aðstoð við félagið. Slíkir aðilar koma fram sem svokallaðir vinnsluaðilar fyrir hönd félagsins og er gerður við þá sérstakur vinnslusamningur sem tryggir öryggi og trúnað við meðferð upplýsinganna.
Þessir aðilar kunna að vera staðsettir utan Íslands. Félagið mun þó ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar, s.s. á grundvelli staðlaðra samningsskilmála, samþykki viðkomandi einstaklings eða auglýsingar Persónuverndar um ríki sem veita persónuupplýsingum fullnægjandi vernd.
Þá kann félagið að miðla persónuupplýsingum til þriðju aðila sem veita félaginu nauðsynlega þjónustu, s.s. lögmanna félagsins og endurskoðenda.
Einnig kann persónuupplýsingum að vera miðlað til þriðju aðila til að bregðast við löglegum aðgerðum eins og húsleitum, stefnum eða dómsúrskurði.
3 Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt
Félagið leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Dæmi um slíkar öryggisráðstafanir eru aðgangsstýringar að kerfum þar sem upplýsingar eru vistaðar og notkun eldveggja.
Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra.
4 Varðveisla á persónuupplýsingum
Félagið varðveitir persónuupplýsingar eins lengi og málefnalegt er með hliðsjón af tilgangi. Umsóknir varðveitir félagið í 1 ár, en umsækjendur geta hvenær sem er eytt umsókn sinni.
5 Réttindi þín hvað varðar þær persónuupplýsingar sem félagið vinnur
Þú átt rétt á að fá aðgang og í ákveðnum tilvikum afrit af þeim persónuupplýsingum sem við vinnum um þig sem og upplýsingar um vinnsluna.
Við ákveðnar aðstæður gætir þú jafnframt að hafa heimild til að óska eftir því að persónuupplýsingum um þig verði eytt eða að vinnsla þeirra verði takmörkuð.
Þá átt þú rétt á að fá persónuupplýsingar þínar leiðréttar, séu þær rangar eða óáreiðanlegar. Því er mikilvægt að þú tilkynnir okkur um allar breytingar sem kunna að verða á persónuupplýsingum þeim sem þú hefur látið okkur í té, á þeim tíma sem við á.
Auk þess kann að vera að þú eigir rétt á afriti af þeim upplýsingum sem þú hefur afhent okkur á tölvutæku formi, eða að við sendum þær beint til þriðja aðila.
Þegar við vinnum persónuupplýsingar þínar á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar getur þú andmælt þeirri vinnslu. Komi til þess að við vinnum með upplýsingar þínar á grundvelli samþykkis átt þú jafnframt alltaf rétt á að afturkalla slíkt samþykki.
Ofangreind réttindi þín eru þó ekki fortakslaus. Þannig kunna lög eða reglugerðir að heimila eða skylda félagið til að hafna beiðni þinni um að nýta þér umrædd réttindi.
6 Fyrirspurnir og kvörtun til Persónuverndar
Ef þú vilt nýta þér þau réttindi sem lýst er í kafla 5 í stefnu þessari, eða ef þú hefur einhverjar spurningar vegna persónuverndarstefnu þessarar eða það hvernig við vinnum með persónuupplýsingar þínar, vinsamlegast hafðu samband við félagið sem mun leitast við að svara fyrirspurnum og leiðbeina þér um réttindi þín samkvæmt persónuverndarstefnu þessari.
Samskiptaupplýsingar félagsins eru eftirfarandi:
Ragnhildur Aradóttir
Sími: 567 7090
ragnhildur@hrt.is
Ef þú ert ósátt/ur við vinnslu félagsins á persónuupplýsingum getur þú sent erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).
7 Endurskoðun
Félagið getur frá einum tíma til annars breytt persónuverndarstefnu þessari í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum eða reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig félagið vinnur með persónuupplýsingar. Verði gerðar breytingar á persónuverndarstefnu þessari verður uppfærð útgáfa tilkynnt þér á sama hátt og stefna þessi var kynnt.
Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt.